¿Que es un workflow de email marketing y cómo funciona?

Si existe algo más efectivo que enviar emails es hacerlo en automático cuando la audiencia lo necesita. A dicha acción se le conoce como workflow de email marketing, y en este artículo podrás aprender todo sobre este poderoso recurso.

¿Que es un workflow de email marketing?

Un workflow de email marketing es un conjunto de emails y variables técnicas configuradas para lograr un objetivo. 

Al igual que otros tipos de workflow, los de email marketing buscan automatizar procesos y optimizar su ejecución. Es por ello que para aplicarlos se hace uso del email marketing automation. 

Uno de los usos más comunes que se le da a los workflows es el de lead nurturing. No obstante, cabe destacar que es posible crear un workflow para casi toda tarea de marketing, ventas y comunicaciones.

Ahora que conoces que es un workflow de email marketing, es hora de descubrir sus beneficios y sus partes, de modo que puedas aprovechar todo su potencial. 

Beneficios de usar workflows de email marketing en empresas B2B

Los flujos de trabajo de email marketing ayudan a las empresas a ejecutar comunicaciones y operaciones de manera automática. He allí su principal beneficio. 

Sin embargo, la automatización de dichas tareas termina por darle ventajas competitivas a las empresas de distinta índole, tales como mejores costos, mayor eficiencia o eficacia. 

De acuerdo a fuentes como HubSpot, éstos son algunos de los beneficios de implementar workflows de email marketing: 

1. Más ventas. Según HubSpot., la automatización de marketing puede incrementar las ventas hasta en un 14.5%
   
   
2. Más leads. Por otra parte, SendInBlue señala que 80% de las compañías que adopta la automatización de marketing mejora su capacidad de generar oportunidades de negocio.
   
   
3. Menores costos de marketing. De acuerdo a HubSpot, la automatización de marketing puede disminuir los gastos de dicho departamento en un 12.2%.

6 Partes de un workflow de email marketing

1. Objetivo

Aunque el objetivo no sea en sí mismo un componente del workflow, es el aspecto más importante. Sin este, se haría mal uso de las herramientas y los resultados dejarían mucho que desear. 

Algunos objetivos que puedes plantearte a la hora de crear un flujo de trabajo de email marketing son los siguientes:

1. Brindar respuesta oportuna a prospectos y clientes luego de una reunión de negocios o llamada telefónica.
   
   
2. Educar a potenciales clientes sobre un problema (y soluciones) que lo vinculan a tu empresa.
   
   
3. Notificar a tu equipo cuando prospectos y clientes ejecuten acciones que sean de tu interés, como un pago o el envío de un formulario.

Una vez definido el objetivo, todos los aspectos técnicos y editoriales de tu workflow serán much más simples de abordar.

Si quieres descubrir otras automatizaciones para tu empresa te recomendamos leer nuestro artículo 8 Escenarios de email automation para empresas B2B. 

2. Condición de inscripción

El segundo elemento más importante a definir a la hora de crear un workflow es la condición de inscripción.

Tal como su nombre lo indica, es la característica que el suscriptor debe tener para ser agregado al workflow. 

En este punto cabe destacar que un workflow puede tener varias condiciones de inscripción, lo cual le permite usarlo con varios tipos de suscriptores al mismo tiempo. 

Las condiciones más comunes para inscribir a un contacto a un flujo de trabajo suelen ser las etiquetas o el envío de un formulario. 

3. Filtros

Una parte interesante de los flujos de trabajo de email marketing son los filtros. 

Gracias a ellos tu empresa puede asegurarse de siempre enviar el mensaje correcto al suscriptor correcto.

Por ejemplo, imagina que la condición de inscripción de uno de tus workflows es el envío de un formulario, pero al mismo tiempo no quieres que el flujo de emails se envíe a los clientes actuales. En este escenario, podrías filtrar aquellas personas identificadas como clientes dentro del CRM. 

Dicho de otro modo, los filtros son una condición adicional que los suscriptores deben tener para ingresar al flujo de trabajo.

4. Respuesta

Tan pronto un suscriptor cumple los requisitos para ser parte de un workflow, lo ideal es enviar un mensaje. 

Este mensaje, por lo general tiene forma de email o SMS y puede servir diversos propósitos.

Es por ello que resulta primordial contar con un objetivo claro antes de empezar a construir un flujo de trabajo. 

Además de enviar un email o sms al suscriptor, tu workflow también puede realizar acciones internas tales como:

• Enviar notificaciones a miembros del equipo: Esta función es ideal para ayudar a los empleados a mantenerse al tanto de lo que ocurre con prospectos y clientes.
• Actualizar datos del contacto tales como etiquetas, segmentación o datos dentro del CRM.

5. Lapsos de espera

Los lapsos o tiempos de espera son una función esencial de todo workflow. Gracias a estos los mensajes y operaciones pueden ejecutarse de forma ordenada.

Un uso común es el que ocurre luego del envío de un email. En el ejemplo al final de este post podrás verlo diagramado con claridad. 

6. Acción o Meta

Finalmente tenemos la acción o meta, la cual no es más que la acción o conversión que buscamos alcanzar.

Por ejemplo, si tu workflow busca generar demos de producto, su acción o meta a monitorizar serían las reuniones generadas gracias al workflow. 

Ejemplo de un workflow de email marketing

En este ejemplo, tenemos un típico workflow de seguimiento a prospectos calificados por marketing. 

Para llevar a cabo dicho seguimiento es necesario identificar potenciales clientes del producto o servicio para luego poder enviar una serie corta de emails invitándole a agendar una reunión. 

Como puedes ver, este workflow cuenta con todas las partes mencionadas en este artículo, las cuales son:

1. Un objetivo claro: En el caso de este escenario de automatización, la meta es concretar una reunión con los potenciales clientes.
   
   
2. Condición de inscripción: Para que el contacto reciba el workflow, su perfil debe ser etiquetado como un perfil calificado por marketing o Marketing Qualified Lead.
   
   
3. Un filtro: Adicionalmente, para asegurarnos de enviar el mensaje correcto al contacto correcto, el sistema chequeará que la persona no sea un cliente.
   
   
4. Respuesta: Una vez identificado el prospecto y añadido a nuestro workflow, damos respuesta oportuna a su interés con un email.
   
   
5. Período de espera: Luego de enviado el mensaje, esperamos algunos días.
   
   
6. Acción: Una vez transcurrido el tiempo de espera, el sistema revisará si la acción que deseamos se concretó.
   

Aunque el ejemplo mostrado en este artículo sea muy simple, su estructura sirve para demostrar cómo un workflow de email marketing puede ayudar a las empresas a adaptarse al contexto de sus clientes y conectar con estos cuando la ocasión lo amerite. 

Conclusión y recomendaciones finales

Aunque construir un workflow de email marketing pueda parecer costoso o complicado, la verdad es que en la actualidad cualquier empresa puede utilizar el poder de la automatización para conseguir resultados. 

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